Loading...
HomeMy WebLinkAboutResolution - 2007-R0402 - Amend 2003-R0220 - 08/23/2007R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 7 — R 0 4 0 2 A u g u s t 2 3 , 2 0 0 7 I t e m N o . 6 . 8 R E S O L U T I O N W H E R E A S , b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 3 - R 0 2 2 0 d a t e d J u n e 1 2 , 2 0 0 3 ( “ t h e R e s o l u t i o n ” ) , t h e C i t y C o u n c i l e s t a b l i s h e d a n A u d i t C o m m i t t e e o f t h e C i t y o f L u b b o c k ; a n d W H E R E A S , b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 0 9 1 d a t e d F e b r u a r y 2 4 , 2 0 0 6 , t h e R e s o l u t i o n w a s a m e n d e d t o p r o v i d e f o r t h e A u d i t C o m m i t t e e m e m b e r s t o h a v e u n l i m i t e d t e r m s ; a n d W H E R E A S , b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 5 1 5 d a t e d O c t o b e r 2 6 , 2 0 0 6 , t h e R e s o l u t i o n w a s a m e n d e d t o r e d u c e t h e s i z e o f t h e A u d i t C o m m i t t e e f r o m s i x ( 6 ) t o f i v e ( 5 ) m e m b e r s ; a n d W H E R E A S , t h e C i t y C o u n c i l d e s i r e s t o f u r t h e r a m e n d t h e R e s o l u t i o n t o c l a r i f y t h e r e s p o n s i b i l i t i e s o f t h e A u d i t C o m m i t t e e a n d r e n a m e t h e c o m m i t t e e t o r e f l e c t t h e s e r e s p o n s i b i l i t i e s , t o s p e c i f y t h e t e r m o f t h e c h a i r a s o n e ( 1 ) y e a r , t o a f f i r m t h e i n d e p e n d e n c e o f t h e A u d i t C o m m i t t e e f r o m p o l i t i c a l a n d s t a f f i n f l u e n c e , a n d t o r e q u i r e s p e c i a l i z e d e x p e r i e n c e o f s o m e m e m b e r s o f t h e c o m m i t t e e ; N O W T H E R E F O R E , B E I T R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F L U B B O C K : 1 . T H A T R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 3 - R 0 2 2 0 , a s a m e n d e d b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 0 9 1 a n d R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 5 1 5 , i s f u r t h e r a m e n d e d b y d e l e t i n g S e c t i o n 1 i n i t s e n t i r e t y a n d s u b s t i t u t i n g t h e f o l l o w i n g : “ S E C T I O N 1 . T H A T a n A u d i t C o m m i t t e e , t o b e r e f e r r e d t o a s t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e , i s h e r e b y c r e a t e d b y t h e C i t y C o u n c i l o f t h e C i t y o f L u b b o c k t o a d v i s e t h e C i t y C o u n c i l i n f u l f i l l i n g i t s o v e r s i g h t r e s p o n s i b i l i t i e s b y a s s e s s i n g a n d m a k i n g r e c o m m e n d a t i o n s r e g a r d i n g t h e C i t y ’ s f i n a n c i a l a n d p e r f o r m a n c e a u d i t s , i n c l u d i n g t h e s y s t e m s o f i n t e r n a l c o n t r o l a n d t h e a u d i t p r o c e s s e s , f i n d i n g s a n d r e c o m m e n d a t i o n s , a s w e l l a s t h e C i t y ’ s i n v e s t m e n t s , a s s e t f o r t h i n S e c t i o n 3 , b u t n o t l i m i t e d t h e r e b y , a n d o t h e n v i s e a s s e s s i n g C i t y w i d e f i n a n c i a l a n d p e r f o r m a n c e a c t i v i t i e s b r o u g h t t o t h e a t t e n t i o n o f t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e . f r i p e r f o r m i n g i t s w o r k , t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e s h a l l m a i n t a i n a n o p e n a v e n u e o f c o m m u n i c a t i o n b e t w e e n t h e C i t y C o u n c i l , C i t y M a n a g e r , i n t e r n a l a u d i t o r a n d i n d e p e n d e n t e x t e r n a l a u d i t o r , t h e r e b y h e l p i n g t o m a i n t a i n p u b l i c t r u s t t h a t t h e C i t y o f L u b b o c k h a s f u l f i l l e d i t s f i d u c i a r y r e s p o n s i b i l i t y t o i t s C i t i z e n s . I t i s t h e i n t e n t o f t h e C i t y t h a t t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e s h a l l n o t b e s u b j e c t t o p o l i t i c a l o r s t a f f i n f l u e n c e i n o r d e r t o a s s i s t t h e C i t y i n f u l f i l l i n g a l l i t s g o v e r n m e n t a l a n d f i n a n c i a l r e s p o n s i b i l i t i e s . P a g e 1 2 . T H A T R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 3 - R 0 2 2 0 , a s a m e n d e d b y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 0 9 1 a n d R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 6 - R 0 5 1 5 , i s f u r t h e r a m e n d e d b y d e l e t i n g S e c t i o n 2 i n i t s e n t i r e t y a n d s u b s t i t u t i n g t h e f o l l o w i n g : “ S E C T I O N 2 . T h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e s h a l l c o n s i s t o f f i v e ( 5 ) m e m b e r s , w h o m a y s e r v e f o r a t e r m o f t w o ( 2 ) y e a r s , e x c e p t t h a t t h e c h a i r o f t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e w i l l s e r v e f o r o n l y o n e ( 1 ) y e a r a n d t h e c h a i r ’ s t e r m s h a l l r u n f r o m J u n e 1 o f e a c h c a l e n d a r y e a r t h r o u g h M a y 3 1 o f t h e f o l l o w i n g y e a r . T h e c h a i r p e r s o n s h a l l b e a p p o i n t e d b y t h e M a y o r e a c h c a l e n d a r y e a r f o r a t e r m o f o n e ( 1 ) y e a r . T h e r e s h a l l b e n o l i m i t u p o n o n t h e n u m b e r o f t e r m s , i n c l u d i n g s u c c e s s i v e t e r m s , t h a t a c o m m i t t e e m e m b e r o r t h e c h a i r m a y s e r v e . E a c h m e m b e r o f t h e A u d i t a n d i n v e s t m e n t C o m m i t t e e s h a l l m e e t t h e I n d e p e n d e n c e S t a n d a r d s i n t h e G o v e r n m e n t A u d i t i n g S t a n d a r d s s e t f o r t h b y t h e U . S . C o m p t r o l l e r G e n e r a l , w h o h e a d s t h e U . S . G e n e r a l A c c o u n t i n g O f f i c e . A t l e a s t o n e ( 1 ) m e m b e r s h a l l b e s e l e c t e d b y t h e m e m b e r s h i p o f t h e L u b b o c k P o w e r & L i g h t E l e c t r i c U t i l i t y B o a r d . I n a d d i t i o n , a t l e a s t t w o ( 2 ) m e m b e r s s h a l l h a v e a b a c k g r o u n d i n f i n a n c i a l r e p o r t i n g , a c c o u n t i n g a n d a t l e a s t o n e ( 1 ) m e m b e r s h a l l b e a c e r t i f i e d p u b l i c a c c o u n t a n t . A d d i t i o n a l l y , a t l e a s t o n e ( 1 ) p e r s o n s h a l l h a v e s i g n i f i c a n t a u d i t i n g e x p e r i e n c e a n d a t l e a s t o n e ( 1 ) p e r s o n s h a l l h a v e s i g n i f i c a n t e x p e r i e n c e a n d / o r k n o w l e d g e o f p u b l i c i n v e s t m e n t s . H o w e v e r , t h e l a c k o f a n y s u c h s p e c i f i c m e m b e r s h a l l n o t i n v a l i d a t e o r o t h e r w i s e a f f e c t t h e a c t i o n s t a k e n b y t h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e . T h e A u d i t a n d I n v e s t m e n t C o m m i t t e e s h a l l r e p o r t d i r e c t l y t o t h e C i t y C o u n c i l a n d n o m e m b e r s h a l l b e a C i t y o f f i c i a l , e m p l o y e e o r f o r m e r C i t y o f f i c i a l o r e m p l o y e e , e x c e p t t h a t t h e m e m b e r m a y b e a f o r m e r o r c u n e n t m e m b e r o f t h e L u b b o c k P o w e r a n d L i g h t ’ s E l e c t r i c U t i l i t y B o a r d . ” 3 . T H A T e x c e p t a s e x p r e s s l y a m e n d e d h e r e b y , R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 3 - R 0 2 2 0 s h a l l r e m a i n a s o r i g i n a l l y p r o v i d e d . P a s s e d b y t h e C i t y C o u n c i l t h i s 2 3 r d d a y o f A u g u s t , 2 0 0 7 . D A V D A . M I L L E R , M A Y O R A T T E S T : R e b c c a G a r z a , C i t y S e c r e t a r y P a g e 2 A P P R O V E D A S T O C O N T E N T : $ 2 c e & - u G i i L e e A n n D u m b a u l d , C i t y M a n a g e r A P P - R O V E D A S T O F Q R M : / . ( ( - A n i t a E . B u r g e s s , C i t y A t t o r n e y m I / c c d o c s / R E S - A u d i t C o r n A r n e n d 3 A u g u s t 1 4 , 2 0 0 7 P a g e 3