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HomeMy WebLinkAboutResolution - 2008-R0099 - Contract - Gabriel, Roeder, Smith & Company - Pension Plan Consulting Services - 03/27/2008R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 — R 0 0 9 9 M a r c h 2 7 , 2 0 0 8 I t e m N o . 5 . 2 R E S O L U T I O N B E I T R E S O L V E D B Y T H E C I T Y C O U N C I L O F T H E C I T Y O F L U B B O C K : T H A T t h e M a y o r o f t h e C i t y o f L u b b o c k i s h e r e b y a u t h o r i z e d a n d d i r e c t e d t o e x e c u t e o n b e h a l f o f t h e C i t y o f L u b b o c k a C o n t r a c t f o r P e n s i o n P l a n C o n s u l t i n g S e r v i c e s w i t h G a b r i e l , R o e d e r , S m i t h & C o m p a n y o f I r v i n g , T e x a s , a n d a n y a s s o c i a t e d d o c u m e n t s , i n c l u d i n g a s s o c i a t e d i n t e r l o c a l g o v e r n m e n t a l a g r e e m e n t s w i t h N o r t h C e n t r a l T e x a s C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s o f A r l i n g t o n , T e x a s , a n d t h e T e x a s M u n i c i p a l R e t i r e m e n t S y s t e m o f A u s t i n , T e x a s , w h i c h C o n t r a c t f o r S e r v i c e s , t h e a s s o c i a t e d i n t e r l o c a l A g r e e m e n t s a n d a n y o t h e r a s s o c i a t e d d o c u m e n t s , a r e a t t a c h e d h e r e t o a n d m a d e a p a r t h e r e o f f o r a l l i n t e n t s a n d p u r p o s e s . P a s s e d b y t h e C i t y C o u n c i l t h i s 2 7 t h d a y o f M a r c h , 2 0 0 8 . 2 2 D D A V I D A . M I L L E R , M A Y O R A T T E S T : R e b e c a G a r z a , C i t y S e c r e t a r y A P P R O V E D A S T O C O N T E N T : f i a l O f f l c e i A P P R O V E D A S T O F O R M : , . . - . 7 E _ U \ r c : \ I D O h V a n d i v e r , A t t o r n e y o f C o u n s e l D D r s / G R S - P e n s i o n P I a n C o n t T ) S R . t s r v l a r c h 1 0 . 2 0 0 8 G 5 G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y 5 6 0 5 N . M a c A r t h u r B l v d . 4 6 9 . 5 2 4 . 0 0 0 0 p h o n e C o n s u l t a n t s & A c t u a r i e s S u i t e 8 7 0 4 6 9 . 5 2 4 . 0 0 0 3 f a x I r v i n g , T X 7 5 0 3 8 - 2 6 3 1 w w w . g a b r i e l r o e d e r . c o m R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 — R 0 0 9 9 M A S T E R A G R E E M E N T P u r s u a n t t o t h e a w a r d o f J o i n t A c t u a r i a l S e r v i c e s b y t h e N o r t h C e n t r a l T e x a s C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s ( N C T C O G ) , t h i s a g r e e m e n t c o n f i r m s t h e t e r m s u n d e r w h i c h t h e C i t y o f L u b b o c k , T e x a s h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s ‘ C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T ” h a s e n g a g e d G a b r i e l , R o e d e r , S m i t h & C o . h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s “ G R S ” t o p e r f o r m a c t u a r i a l c o n s u l t i n g s e r v i c e s . I n a s m u c h a s t h i s r e l a t i o n s h i p w i l l i n v o l v e s e v e r a l a c t u a r i a l r e v i e w s a n d o t h e r s e r v i c e s t h a t w i l l b e g o v e r n e d b y t h e R e q u e s t f o r P r o p o s a l i s s u e d b y N C T C O G o n J a n u a r y 1 1 , 2 0 0 8 a n d o u r s u b s e q u e n t r e s p o n s e t o t h a t p r o p o s a l , w e h a v e a g r e e d t o e s t a b l i s h t h i s “ m a s t e r a g r e e m e n t ” d e f i n i n g t h e g e n e r a l t e r m s a n d c o n d i t i o n s f o r a l l w o r k p e r f o r m e d . T h i s a g r e e m e n t w i l l n o t , b y i t s e l f , a u t h o r i z e t h e p e r f o r m a n c e o f a n y s e r v i c e s . R a t h e r s p e c i f i c s e r v i c e s w i l l b e a u t h o r i z e d t h r o u g h a s e p a r a t e e n g a g e m e n t l e t t e r t h a t r e f e r e n c e s t h i s m a s t e r a g r e e m e n t a n d d e t a i l s t h e s e r v i c e s t o b e p r o v i d e d a n d t h e t i m e f r a m e a n d f e e s r e q u i r e d . I n t h e e v e n t o f a n i n c o n s i s t e n c y b e t w e e n t h i s m a s t e r a g r e e m e n t a n d a n i n d i v i d u a l e n g a g e m e n t l e t t e r , t h e m a s t e r a g r e e m e n t w i l l b e f o l l o w e d . A s d e s c r i b e d i n t h e a b o v e r e f e r e n c e d R e q u e s t f o r P r o p o s a l t h e f o l l o w i n g t e r m s a p p l y : A . T a x E x e m p t E n t i t i e s . C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T i s e x e m p t f r o m m a n u f a c t u r e r ’ s f e d e r a l e x c i s e t a x a n d s t a t e s s a l e s t a x . T a x e x e m p t i o n c e r t i f i c a t e s w i l l b e i s s u e d u p o n r e q u e s t . B . R o l e o f N C T C O G . N C T C O G h a s s e r v e d a s a f a c i l i t a t o r t o t h e R F P a n d a w a r d p r o c e s s b u t t h e c o n t r a c t u a l r e l a t i o n s h i p i s b e t w e e n G R S a n d t h e C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T . C . F e e s . G R S a g r e e s t o f o l l o w t h e a t t a c h e d p r i c i n g s c h e d u l e ( “ A t t a c h m e n t A ” ) f o r p r i c i n g o f i t s s e r v i c e s . D . R e v i e w o f C h a r g e s . C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T h a s t h e r i g h t t o r e v i e w t h e s u p p o r t i n g d o c u m e n t a t i o n f o r a n y h o u r l y c h a r g e s o r o u t o f p o c k e t e x p e n s e s a s s e s s e d t o t h e C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T u n d e r t h e f e e s c h e d u l e . E . T e r m i n a t i o n . B o t h C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T a n d G R S w i l l h a v e t h e r i g h t t o t e r m i n a t e t h i s a g r e e m e n t t h r o u g h w r i t t e n n o t i c e . C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T w i l l p a y a n y c h a r g e s o r p r o r a t e f e e s i n c u r r e d t o t h e d a t e t h e t e r m i n a t i o n n o t i c e i s r e c e i v e d a n d a c t u a r y w i l l c e a s e a n y i n p r o g r e s s w o r k u n l e s s s p e c i f i c s t o p p i n g p o i n t s a r e p r o v i d e d i n t h e l e t t e r . F . W o r k P r o d u c t . T h e f i n a l w o r k p r o d u c t w i l l b e t h e p r o p e r t y o f t h e C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T t o b e u s e d a s s t a t e d i n t h e s p e c i f i c e n g a g e m e n t l e t t e r . A n c i l l a r y u s e o f t h e p r o d u c t i s p e r m i t t e d b u t G R S i s n o t r e s p o n s i b l e f o r t h e G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y r e l i a b i l i t y o f t h o s e p r o j e c t i o n s . I t i s u n d e r s t o o d t h a t a l l r e p o r t s a r e s u b j e c t t o t h e o p e n r e c o r d s l a w s o f t h e S t a t e o f T e x a s a n d t h e c o n t r a c t i n g j u r i s d i c t i o n . G . I n d e p e n d e n t C o n t r a c t o r . A l l t h e s e r v i c e s p r o v i d e d b y G R S w i l l b e a s a n i n d e p e n d e n t c o n t r a c t o r . N o n e o f t h e t e r m s i n t h e e n g a g e m e n t l e t t e r w i l l b e i n t e r p r e t e d t o c r e a t e a n a g e n c y o r e m p l o y m e n t r e l a t i o n s h i p . H . T e r m . T h e t e r m o f t h i s m a s t e r a g r e e m e n t w i l l b e g o v e r n e d b y t h e a f o r e r e f e r e n c e d N C T C O G R F P a n d w i l l e x p i r e o n F e b r u a r y 2 8 , 2 0 0 9 . C o m p l e t e A g r e e m e n t . T h i s l e t t e r c o m b i n e d w i t h t h e s p e c i f i c e n g a g e m e n t l e t t e r a n d a s c l a r i f i e d b y t h e R F P a n d P r o p o s a l s e t f o r t h t h e e n t i r e a g r e e m e n t b e t w e e n t h e C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T a n d G R S . J . I n d e m n i f i c a t i o n . G R S c o v e n a n t s a n d a g r e e s t o i n d e m n i f y a n d h o l d h a r m l e s s a n d d e f e n d a n d d o e s h e r e b y i n d e m n i f y , h o l d h a r m l e s s , a n d d e f e n d N C T C O G a n d C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T S , i t s o f f i c e r s a n d e m p l o y e e s , f r o m a n d a g a i n s t a n y a n d a l l s u i t s o r c l a i m s f o r d a m a g e s o r i n j u r i e s , i n c l u d i n g d e a t h , t o p e r s o n s o r p r o p e r t y , w h e t h e r r e a l o r a s s e r t e d , a r i s i n g o u t o f a n y n e g l i g e n t a c t o r o m i s s i o n o n t h e p a r t o f t h e c o n t r a c t o r , i t s o f f i c e r s , a g e n t s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s , o r s u b c o n t r a c t o r s , a n d t h e c o n t r a c t o r d o e s h e r e b y a s s u m e a l l l i a b i l i t y f o r i n j u r i e s , c l a i m s o r s u i t s f o r d a m a g e s t o p e r s o n s , p r o p e r t y , o r w h a t e v e r k i n d o f c h a r a c t e r , w h e t h e r r e a l o r a s s e r t e d , o c c u r r i n g d u r i n g o r a r i s i n g o u t o f t h e p e r f o r m a n c e o f a c o n t r a c t a s a r e s u l t o f a n y n e g l i g e n t a c t o r o m i s s i o n o n t h e p a r t o f t h e c o n t r a c t o r , i t s o f f i c e r s , a g e n t s , s e r v a n t s , e m p l o y e e s , o r s u b c o n t r a c t o r s t o t h e e x t e n t p e r m i t t e d b y l a w . P l e a s e r e v i e w t h i s m a s t e r a g r e e m e n t l e t t e r a n d t h e a t t a c h e d s c h e d u l e s a n d i n d i c a t e y o u r a c c e p t a n c e b y h a v i n g a n o f f i c i a l o f C O N T R A C T I N G G O V E R N M E N T s i g n b e l o w . K . F o r c e M a j e u r e . A f o r c e m a j e u r e e v e n t s h a l l b e d e f i n e d t o i n c l u d e g o v e r n m e n t a l d e c r e e s o r r e s t r a i n t s , a c t s o f G o d ( e x c e p t t h a t r a i n , w i n d , f l o o d o r o t h e r n a t u r a l p h e n o m e n a n o r m a l l y e x p e c t e d f o r t h e l o c a l i t y , s h a l l n o t b e c o n s t r u e d a s a n a c t o f G o d ) , w o r k s t o p p a g e s d u e t o l a b o r d i s p u t e s o r s t r i k e s , f i r e s , e x p l o s i o n s , e p i d e m i c s , r i o t s , w a r , r e b e l l i o n , a n d s a b o t a g e . I f a d e l a y o r f a i l u r e o f p e r f o r m a n c e b y e i t h e r p a r t y t o t h i s c o n t r a c t r e s u l t s f r o m t h e o c c u r r e n c e o f a f o r c e m a j e u r e e v e n t , t h e d e l a y s h a l l b e e x c u s e d a n d t h e t i m e f i x e d f o r c o m p l e t i o n o f t h e w o r k e x t e n d e d b y a p e r i o d e q u i v a l e n t t o t h e t i m e l o s t b e c a u s e o f t h e e v e n t . L . P r o f e s s i o n a l S t a n d a r d s . G R S w i l l p r o v i d e q u a l i f i e d p e r s o n n e l f o r e a c h e n g a g e m e n t a n d f o l l o w a l l p r o f e s s i o n a l s t a n d a r d s a s c r i b e d b y t h e A m e r i c a n A c a d e m y o f A c t u a r i e s a n d t h e G o v e r n m e n t a l A c c o u n t i n g S t a n d a r d s B o a r d . M . A d m i n i s t r a t i v e F e e . G R S w i l l a s s e s s a s p a r t o f i t s f i r s t b i l l i n g t o e a c h c l i e n t c o v e r e d b y t h i s a g r e e m e n t a o n e t i m e A d m i n i s t r a t i v e F e e o f $ 1 0 0 . T h i s f e e w i l l G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y c o m p e n s a t e N C T C O G f o r t h e c o s t s o f a d m i n i s t e r i n g t h i s a g r e e m e n t a n d i s d u e w i t h i n a m o n t h o f c o l l e c t i o n b y G R S . N . C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n . G R S a g r e e s t o b e b o u n d b y t h e t e r m s o f t h e N o n D i s c l o s u r e A g r e e m e n t b e t w e e n C O N T R A C T i N G G O V E R N M E N T a n d t h e T e x a s M u n i c i p a l R e t i r e m e n t S y s t e m , w h i c h i s a t t a c h e d h e r e t o a s “ A t t a c h m e n t B ” , r e g a r d i n g t h e u s e a n d p r o t e c t i o n o f c o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n , a s d e f i n e d i n “ A t t a c h m e n t B . ” G A B R I E L , R O E D E R , S M I T H & C O . B y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ N a m e : / ‘ i a t - - , i n ] a j / T i t l e : £ x e c , V ; . 4 s ; d - 4 D a t e : / 2 t ’ 8 ’ C I T Y O F L U B B O C K 2 D — D A V I D A . M I L E R , M A Y O R A T T E S T : A P P R O V E D A S T O C O N T E N T : t e h i e f F a n c i a l O f f i c e r A P P R O V E D A S T O F O R M : - - N / * L i t i i l d G . a n d i v e r , A t t o r n e y o f o u n e l G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 — R 0 0 9 9 A t t a c h m e n t A P r i c i n g o f S e r v i c e s B a s e S e r v i c e s i n c l u d i n g b a s e v a l u a t i o n , f u l l G o v e r n m e n t s b y T o t a l s e n s i t i v i t y a n a l y s i s , u p H o u r l y R a t e f o r P a r t i c i p a n t s ( A c t i v e , t o 2 c e r t i f i c a t i o n s a n d C o s t P e r A d d i t i o n a l A d d i t i o n a l S e r v i c e s b y R e t i r e d , T e r m i n a t e d ) r e c o n c i l i a t i o n t o T M R S * O p t i o n * * c o n s u l t a n t l e v e l 1 A L e s s t h a n 5 0 $ 5 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ l , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w l B B e t w e e n 5 0 a n d 1 0 0 $ 7 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 2 B e t w e e n 1 0 1 a n d 2 5 0 $ 1 0 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 3 B e t w e e n 2 5 1 a n d 5 0 0 $ 1 1 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 4 B e t w e e n 5 0 1 a n d 1 0 0 0 $ 1 2 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 5 B e t w e e n 1 0 0 1 a n d 2 0 0 0 $ 1 3 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 6 B e t w e e n 2 0 0 1 a n d 4 0 0 0 $ 1 5 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 7 B e t w e e n 4 0 0 1 a n d 6 0 0 0 $ 1 5 , 0 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 8 B e t w e e n 6 0 0 1 a n d 8 0 0 0 $ 1 7 , 5 0 0 $ l , 5 0 0 / $ l , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 9 B e t w e e n 8 0 0 1 a n d 1 0 , 0 0 0 $ 1 7 , 5 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ l , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w 1 0 O v e r 1 0 , 0 0 0 $ 1 7 , 5 0 0 $ 1 , 5 0 0 / $ 1 , 0 0 0 / $ 5 0 0 * * * S e e B e l o w A c t u a r i a l f i r m a g r e e s t o a s s e s s a n d c o l l e c t o n b e h a l f o f N C T C O G a $ 1 0 0 a d m i n i s t r a t i v e f e e t o o f f s e t t h e c o s t s a s s o c i a t e d w i t h t h i s R F P . P r i c i n g a s s u m e s 2 0 % p a i d u p o n a c c e p t a n c e b y t h e g o v e r n m e n t o f t h e e n g a g e m e n t , 5 0 % u p o n r e c e i p t o f t h e m a t c h i n g a u d i t r e p o r t a n d 3 0 % u p o n a c c e p t a n c e o f t h e f i n a l r e p o r t . * B a s e S e r v i c e s : T h e B a s e S e r v i c e F e e a b o v e i n c l u d e s t h e e x h i b i t o f t h e s e n s i t i v i t y a n a l y s i s f o r a l l p o s s i b l e c h a n g e s i n t h e c u r r e n t T M R S s t r u c t u r e o n a n i n d i v i d u a l b a s i s ; w e p r o p o s e t o h a v e t h i s c o u n t a s t h r e e ( 3 ) s t u d i e s . N e x t , w e w i l l c e r t i f y u p t o t w o ( 2 ) i m p a c t s t a t e m e n t s u n d e r t h e b a s e s t r u c t u r e , m a k i n g a t o t a l o f f i v e ( 5 ) . T h e B a s e S e r v i c e F e e i n c l u d e s t w o ( 2 ) m e e t i n g s a s d e s c r i b e d i n t h e R F P . I n a d d i t i o n , t h e B a s e S e r v i c e F e e i n c l u d e s p a r t i c i p a t i o n i n t h e w e b p o r t a l w i t h u n l i m i t e d u s e . U p t o t w o G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y ( 2 ) h o u r s o f t e c h n i c a l a s s i s t a n c e w i l l b e p r o v i d e d o v e r t h e t e l e p h o n e a t n o c o s t t o p a r t i c i p a t i n g m e m b e r s . A s p r e v i o u s l y d i s c u s s e d a n d p r o p o s e d , w e b c a s t s w i l l b e u s e d f o r t r a i n i n g p u r p o s e s . F o r e n t i t i e s w i t h 1 0 0 p a r t i c i p a n t s o r l e s s , t h e p r i c e s t i l l i n c l u d e s t w o ( 2 ) m e e t i n g s w i t h t h e e n t i t y b u t t h e q u o t e d p r i c e i s f o r t e l e p h o n e c o n f e r e n c e m e e t i n g s o n l y . T h e e n t i t i e s c a n s t i l l r e q u e s t i n - p e r s o n m e e t i n g ( s ) , b u t t h e s e m e e t i n g s w i l l b e b i l l e d s e p a r a t e l y a s “ a d d i t i o n a l m e e t i n g s ” a s p r o v i d e d f o r i n o u r P r o p o s a l . F o r p r o j e c t b u d g e t i n g p u r p o s e s , t h e p r o p o s e d f e e s c h e d u l e f o r c i t i e s w i t h m o r e t h a n 1 0 0 p a r t i c i p a n t s a s s u m e s t w o ( 2 ) i n - p e r s o n m e e t i n g s . A t t h e c i t i e s ’ o p t i o n , t h e s e m e e t i n g s c a n b e c o n d u c t e d a s t e l e c o n f e r e n c e s , b u t t h i s w i l l n o t c h a n g e o u r p r i c i n g s c h e d u l e . * * T h e f o l l o w i n g m e n u d e s c r i b e s t h e c o s t p e r a d d i t i o n a l o p t i o n : • P r o v i s i o n c u r r e n t l y a v a i l a b l e u n d e r T M R S , b u t : E n t i t y d i d n o t e v a l u a t e b e f o r e h a n d : $ 1 , 0 0 0 , i n c l u d e s c e r t i f i c a t i o n E n t i t y d i d e v a l u a t e a n d o n l y n e e d s c e r t i f i c a t i o n : $ 5 0 0 E n t i t y r u n s i m p a c t s t a t e m e n t i n p o r t a l , n o c e r t i f i c a t i o n : $ 0 a n d u n l i m i t e d • S t a n d a r d p r o v i s i o n b u t n o t c u r r e n t l y a v a i l a b l e u n d e r T M R S , i n c l u d i n g i m p a c t s t a t e m e n t a n d p r o j e c t i o n : $ 1 , 5 0 0 . • N o n - s t a n d a r d p r o v i s i o n s w i l l b e b i l l e d e i t h e r b a s e d o n t h e t i m e c h a r g e s o r b a s e d o n a f i x e d f e e d e t e r m i n e d b e f o r e t h e b e g i n n i n g o f t h e s t u d y . ‘ ‘ O u r h o u r l y r a t e s a r e b a s e d o n j o b d e s c r i p t i o n . T h e h o u r l y r a t e s f o r t h i s p r o j e c t a r e s h o w n b e l o w : C l a s s o f P e r s o n n e l * H o u r l y R a t e s S e n i o r C o n s u l t a n t $ 3 5 0 C o n s u l t a n t s $ 2 7 5 S e n i o r A n a l y s t s $ 2 0 0 A c t u a r i a l A n a l y s t s $ 1 5 0 S y s t e m s A n a l y s t s a n d P r o g r a m m e r s $ 2 0 0 A d m i n i s t r a t i v e S u p p o r t S t a f f $ 1 1 0 T r a v e l c h a r g e s : F o r t h e 2 m e e t i n g s t h a t a r e i n c l u d e d i n t h e B a s e S e r v i c e F e e , G R S w i l l i n v o i c e r e a s o n a b l e o u t o f p o c k e t e x p e n s e s f o r m e e t i n g s o u t s i d e o f t h e 1 0 0 m i l e r a d i u s d e s c r i b e d i n t h e R F P . F o r a d d i t i o n a l m e e t i n g s , n o m a t t e r t h e l o c a t i o n , G R S w i l l i n v o i c e r e a s o n a b l e o u t o f p o c k e t e x p e n s e s , p l u s 5 0 % o f t h e s t a t e d r a t e s a b o v e f o r t i m e w h i l e t r a v e l i n g . G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y i . a D r 1 e 1 i t o e a e r m i t n o c c o m p a n y . ) 0 U 3 i ” . M a c l i I t f l u r n i v a . + b i . i 2 5 . U U U U p h o n e C o n s u l t a n t s & A c t u a r i e s S u i t e 8 7 0 4 6 9 . 5 2 4 . 0 0 0 3 f a x I r v i n g , T X 7 5 0 3 8 - 2 6 3 1 w w w . g a b r i e l r o e d e r . c o m F e b r u a r y 2 8 , 2 0 0 8 M r . A n d y B u r c h a m D i r e c t o r o f F i s c a l P o l i c y & S t r a t e g i c P l a n n i n g C i t y o f L u b b o c k 1 6 2 5 1 3 t h S t r e e t L u b b o c k , T X 7 9 4 0 1 R e : P r i c i n g E s t i m a t e f o r P e n s i o n C o n s u l t i n g f o r C i t y o f L u b b o c k D e a r M r . B u r c h a m , Y o u h a v e r e q u e s t e d a p r i c i n g q u o t e f o r p a r t i c i p a t i o n u n d e r t h e S h a r e d S e r v i c e s p r o g r a m t h r o u g h t h e N o r t h C e n t r a l T e x a s C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s ( N C T C O G ) f o r p e n s i o n c o n s u l t i n g t o b e p r o v i d e d b y G a b r i e l , R o e d e r , S m i t h & C o ( G R S ) . T h e p u r p o s e o f t h i s e n g a g e m e n t i s t o p r o v i d e i n d i v i d u a l c i t i e s a n i n d e p e n d e n t , t i m e l y a n d q u a l i f i e d s o u r c e o f a c t u a r i a l a d v i c e i n a c o o r d i n a t e d f a s h i o n . G R S i s a n a c t u a r i a l f i r m t h a t u n i q u e l y s p e c i a l i z e s i n p u b l i c s e c t o r r e t i r e m e n t a n d g r o u p h e a l t h c a r e s y s t e m s , h a s a n a t i o n a l l y r e c o g n i z e d r e p u t a t i o n , a n e x c e l l e n t r e s e a r c h c e n t e r t h a t s p e c i a l i z e s i n p u b l i c s y s t e m s , a n d a c l e a r u n d e r s t a n d i n g o f t h e n a t i o n a l , s t a t e a n d l o c a l p o l i t i c a l a n d l e g i s l a t i v e e n v i r o n m e n t a n d p r o c e s s . W e s e r v e m o r e t h a n 6 0 0 r e t i r e m e n t s y s t e m s a n d h e a l t h c a r e p r o g r a m s i n 4 5 s t a t e s . W e h a v e b e e n t h e a d v i s o r s t o m a n y o f o u r c l i e n t s f o r m o r e t h a n 4 0 y e a r s . B a s e d o n t h e i n f o r m a t i o n y o u p r o v i d e d , t h e c o s t o f s e r v i c e s f o r C i t y o f L u b b o c k i s $ 1 3 , 0 0 0 . T h i s p r i c e w a s d e t e r m i n e d b a s e d o n a p l a n m e m b e r s h i p o f 1 , 0 0 1 - 2 , 0 0 0 . T h e r e w i l l a l s o b e a $ 1 0 0 a d m i n i s t r a t i o n f e e p a y a b l e t o N C T C O G . B a s i c S e r v i c e s B a s i c s e r v i c e s p r o v i d e d t h r o u g h t h e S h a r e d S e r v i c e s p r o g r a m w i l l i n c l u d e . P e r f o r m a r e p l i c a t i o n v a l u a t i o n a s o f 1 2 / 3 1 / 0 7 o f t h e i n d i v i d u a l c i t y ’ s T M R S b e n e f i t p l a n a s i t c u r r e n t l y e x i s t s u s i n g t h e P r o j e c t e d U n i t C r e d i t a c t u a r i a l m e t h o d , 2 5 - 3 0 y e a r c l o s e d l e v e l p e r c e n t a g e o f p a y a m o r t i z a t i o n a s a p p l i c a b l e a n d t h e e x a c t s a m e a s s u m p t i o n s a s t h e T M R S a c t u a r y . D e l i v e r a v a l u a t i o n r e p o r t i n c o n f o r m a n c e w i t h e x i s t i n g A c t u a r i a l S t a n d a r d s o f P r a c t i c e ( A S O P ) a n d G o v e r n m e n t a l A c c o u n t i n g S t a n d a r d s B o a r d s ( G A S B ) s t a n d a r d s f o r v e r i f i c a t i o n o f t h e c u r r e n t v a l u a t i o n l i a b i l i t i e s a n d c o n t r i b u t i o n r e q u i r e m e n t s . U s i n g t h e i n f o r m a t i o n g a i n e d i n t h e b a s e v a l u a t i o n , h e l p t h e i n d i v i d u a l c i t y t o i d e n t i f y v i a b l e o p t i o n s f o r m o d i f y i n g t h e p l a n t o b o t h i m p r o v e f u n d i n g s t a t u s a n d r e d u c e c o n t r i b u t i o n r a t e i m p a c t . M r . A n d y B u r c h a m P a g e 2 • A n e x h i b i t s h o w i n g t h e i m p a c t o f a l l c u r r e n t l y a v a i l a b l e p r o s p e c t i v e c h a n g e s u n d e r t h e T M R S b e n e f i t s t r u c t u r e . • A m e m b e r s h i p t o t h e G R S v a l u a t i o n p o r t a l , w i t h a c c e s s t o t h e S c e n a r i o P l a n n i n g M o d u l e . T h i s m o d u l e a l l o w s t h e u s e r t o c h a n g e s p e c i f i e d b e n e f i t p r o v i s i o n s f o r c u r r e n t o r f u t u r e e m p l o y e e s a n d c r e a t e “ w h a t - i f ” s i t u a t i o n s . T h e w e b p o r t a l i s e x t r e m e l y u s e r f r i e n d l y , b a s i c a l l y a 1 f o r m t a b w i t h d r o p d o w n b o x e s f o r e a c h o f t h e c h a n g e a b l e p r o v i s i o n s . T h e r e w i l l b e f o u r c o l u m n s , o n e d e s c r i b i n g t h e p r o v i s i o n ( u s i n g T M R S t e r m i n o l o g y ) , o n e s h o w i n g t h e c u r r e n t b e n e f i t s t r u c t u r e , o n e f o r c h a n g i n g t h e s t r u c t u r e p r o s p e c t i v e l y f o r c u r r e n t m e m b e r s , a n d o n e f o r c h a n g i n g b e n e f i t s f o r f u t u r e m e m b e r s . W e a r e a w a r e t h a t T M R S c u r r e n t l y d o e s n o t a l l o w f o r t i e r e d l e v e l s o f b e n e f i t s , b u t w e b e l i e v e t h a t s o l u t i o n w i l l b e w i d e l y r e q u e s t e d a n d s h o u l d n o t b e r e m o v e d f r o m t h e r e a l m o f p o s s i b i l i t i e s . O n c e t h e u s e r s e l e c t s t h e c o m b i n a t i o n o f p r o v i s i o n s , p u s h i n g a b u t t o n w i l l r u n a v a l u a t i o n o n t h e e x a c t d a t a o f t h a t C i t y , u s i n g t h e e x a c t p r o g r a m t h e b a s e v a l u a t i o n u s e s . T h a t m e a n s t h e r e s u l t s s h o u l d b e c o n s i s t e n t w h e t h e r t h e r e s u l t s a r e c r e a t e d t h r o u g h t h e p o r t a l b y a n i n d i v i d u a l C i t y o r b y a G R S e m p l o y e e . E a c h s c e n a r i o w i l l c r e a t e a o n e p a g e e x h i b i t s h o w i n g t h e r e s u l t s u n d e r t h e p r o p o s e d p r o v i s i o n s , a l o n g w i t h a f u l l i n t e r a c t i v e p r o j e c t i o n d o w n l o a d a b l e i n a w o r k b o o k f o r m a t . T h e a g r e e m e n t i n c l u d e s u n l i m i t e d u s e o f t h i s p o r t a l f o r u p t o o n e y e a r . • U p t o t w o ( 2 ) h o u r s o f t e c h n i c a l a s s i s t a n c e f o r t h e v a l u a t i o n p o r t a l w i l l b e p r o v i d e d o v e r t h e t e l e p h o n e a t n o c o s t t o p a r t i c i p a t i n g m e m b e r s . • T w o i n - p e r s o n o r c o n f e r e n c e c a l l m e e t i n g s a s m u t u a l l y a g r e e d u p o n b y C i t y o f L u b b o c k a n d G R S . O u t o f p o c k e t t r a v e l e x p e n s e s f o r g o v e r n m e n t s l o c a t e d 1 0 0 m i l e s o r m o r e f r o m d o w n t o w n H o u s t o n o r D F W A i r p o r t w i l l b e c h a r g e d t o t h e C i t y o f L u b b o c k . • 2 a c t u a r i a l c e r t i f i c a t i o n s o f b e n e f i t m o d i f i c a t i o n s o r f i n a n c i n g s c e n a r i o s . W h i l e m e m b e r e n t i t i e s w i l l h a v e u n l i m i t e d a c c e s s t o t h e v a l u a t i o n p o r t a l , b e f o r e i n f o r m a t i o n s h o u l d b e u s e d t o m a k e f i n a l d e c i s i o n s , t h e y m u s t b e c e r t i f i e d b y a n G R S a c t u a r y . T h e b a s e p r o j e c t f e e i n c l u d e s t w o c e r t i f i c a t i o n s . A d d i t i o n a l c e r t i f i c a t i o n s o f o p t i o n s f i r s t m o d e l e d t h r o u g h t h e p o r t a l a r e $ 5 0 0 . P l a n R e d e s i g n s t u d i e s S o m e p l a n m o d i f i c a t i o n s m a y n o t b e c u r r e n t l y a v a i l a b l e u n d e r T M R S o r t h e e n t i t y m a y n o t w a n t t o u t i l i z e t h e p o r t a l . I n t h o s e c i r c u m s t a n c e s , a d d i t i o n a l c o s t s t u d i e s w i l l b e b a s e d o n t h e f o l l o w i n g s c h e d u l e : • P r o v i s i o n c u r r e n t l y a v a i l a b l e u n d e r T M R S , b u t : E n t i t y d i d n o t e v a l u a t e b e f o r e h a n d : $ 1 , 0 0 0 , i n c l u d e s c e r t i f i c a t i o n E n t i t y d i d e v a l u a t e a n d o n l y n e e d s c e r t i f i c a t i o n : $ 5 0 0 G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y M r . A n d y B u r c h a m P a g e 3 E n t i t y r u n s i m p a c t s t a t e m e n t i n p o r t a l , n o c e r t i f i c a t i o n : $ 0 a n d u n l i m i t e d • S t a n d a r d p r o v i s i o n b u t n o t c u r r e n t l y a v a i l a b l e u n d e r T M R S , i n c l u d i n g i m p a c t s t a t e m e n t a n d p r o j e c t i o n : $ 1 , 5 0 0 . • N o n - s t a n d a r d p r o v i s i o n s w i l l b e b i l l e d e i t h e r b a s e d o n t h e t i m e c h a r g e s o r b a s e d o n a f i x e d f e e d e t e r m i n e d b e f o r e t h e b e g i n n i n g o f t h e s t u d y . H o u r l y f e e s a r e s t a t e d b e l o w : G R S R e s o u r c e C l a s s j f i c a t i o n H o u r l y R a t e s S e n i o r C o n s u l t a n t I A c t u a r y $ 3 5 0 C o n s u l t a n t s $ 2 7 5 S e n i o r A n a l y s t s $ 1 7 5 A c t u a r i a l A n a l y s t s $ 1 5 0 S y s t e m s A n a l y s t s a n d P r o g r a m m e r s $ 2 0 0 A d m i n i s t r a t i v e S u p p o r t S t a f f $ 1 1 0 T r a v e l c h a r g e s : F o r t h e 2 m e e t i n g s t h a t a r e i n c l u d e d i n t h e B a s e S e r v i c e F e e , G R S w i l l i n v o i c e r e a s o n a b l e o u t o f p o c k e t e x p e n s e s f o r m e e t i n g s o u t s i d e o f t h e 1 0 0 m i l e r a d i u s d e s c r i b e d i n t h e R F P . F o r a d d i t i o n a l m e e t i n g s , n o m a t t e r t h e l o c a t i o n , G R S w i l l i n v o i c e r e a s o n a b l e o u t o f p o c k e t e x p e n s e s , p l u s 5 0 % o f t h e s t a t e d r a t e s a b o v e f o r t i m e w h i l e t r a v e l i n g . P r i c i n g a s s u m e s 2 0 % p a i d u p o n a c c e p t a n c e b y t h e g o v e r n m e n t o f t h e e n g a g e m e n t , 5 0 % u p o n r e c e i p t o f t h e r e p o r t a n d 3 0 % u p o n c o n c l u s i o n o f t h e p r o j e c t . A c o p y o f t h i s p r o p o s a l l e t t e r w i l l b e m a d e a p a r t o f t h e e n g a g e m e n t a g r e e m e n t b e t w e e n C i t y o f L u b b o c k a n d G R S . I f y o u h a v e a n y q u e s t i o n s o r n e e d a d d i t i o n a l i n f o r m a t i o n p l e a s e d o n ’ t h e s i t a t e t o e m a i l u s a t ( N C T C O G . s h a r e d s e r v i c e s @ g a b r i e l r o e d e r . c o m ) o r c a l l L e w i s W a r d a t 4 6 9 / 5 2 4 - 1 8 0 4 o r J o e N e w t o n a t 4 6 9 / 5 2 4 - 1 8 0 7 . T h a n k y o u f o r y o u r i n t e r e s t i n t h e S h a r e d S e r v i c e s p r o g r a m . G a b r i e l , R o e d e r , S m i t h & C o m p a n y G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 — R 0 0 9 9 I N T E R L O C A L A G R E E M E N T F O R C O O P E R A T I V E P U R C H A S I N G F O R T M R S A C T U A R I A L S H A R E D S E R V I C E S T H I S I N T E R L O C A L A G R E E M E N T ( “ A g r e e m e n t ” ) , m a d e a n d e n t e r e d i n t o p u r s u a n t t o t h e T e x a s I n t e r l o c a l C o o p e r a t i o n A c t , C h a p t e r 7 9 1 , T e x a s G o v e r n m e n t C o d e ( t h e “ A c t ” ) , b y a n d b e t w e e n t h e N o r t h C e n t r a l T e x a s C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s “ N C T C O G , ” h a v i n g i t s p r i n c i p a l p l a c e o f b u s i n e s s a t 6 1 6 S i x F l a g s D r i v e , A r l i n g t o n , T e x a s 7 6 0 1 1 , a n d t h e C i t y o f L u b b o c k , T e x a s , a l o c a l g o v e r n m e n t , c r e a t e d a n d o p e r a t e d t o p r o v i d e o n e o r m o r e g o v e r n m e n t a l f u n c t i o n s a n d s e r v i c e s , h e r e i n a f t e r r e f e r r e d t o a s “ P a r t i c i p a n t , ” h a v i n g i t s p r i n c i p a l p l a c e o f b u s i n e s s a t 1 6 2 5 1 3 1 1 1 S t r e e t , L u b b o c k , T e x a s 7 9 4 0 1 . W I T N E S S E T H W H E R E A S , N C T C O G i s a r e g i o n a l p l a n n i n g c o n m i i s s i o n a n d p o l i t i c a l s u b d i v i s i o n o f t h e S t a t e o f T e x a s o p e r a t i n g u n d e r C h a p t e r 3 9 1 , T e x a s L o c a l G o v e r n m e n t C o d e ; a n d W H E R E A S , N C T C O G h a s p e r f o r m e d a p r o c u r e m e n t p r o c e s s f o r T M R S A c t u a r i a l S e r v i c e s f o r l o c a l m u n i c i p a l i t i e s ; a n d e a c h e n t i t y w i l l c o n t r a c t d i r e c t l y f o r a c t u a r i a l s e r v i c e s w i t h G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y ( G R S ) ; a n d W H E R E A S , N C T C O G ’ s E x e c u t i v e B o a r d a p p r o v e d a r e s o l u t i o n a u t h o r i z i n g t h e i n t e r l o c a l a g r e e m e n t s f o r p r o c u r e m e n t o f G R S a c t u a r i a l s e r v i c e s a t i t s F e b r u a r y 2 8 , 2 0 0 8 m e e t i n g ; W H E R E A S , p u r s u a n t t o t h e A c t , N C T C O G i s a u t h o r i z e d t o c o n t r a c t w i t h e l i g i b l e e n t i t i e s t o p e r f o r m g o v e r n m e n t a l f u n c t i o n s a n d s e r v i c e s , i n c l u d i n g t h e d e v e l o p m e n t o f a s t a n d a r d a p p r o a c h f o r a c q u i r i n g a c t u a r i a l s e r v i c e s ; a n d W H E R E A S , i n r e l i a n c e o n s u c h a u t h o r i t y , N C T C O G h a s a c o o p e r a t i v e p u r c h a s i n g p r o g r a m u n d e r w h i c h i t p e r f o r m s p r o c u r e m e n t w i t h e l i g i b l e e n t i t i e s u n d e r t h e A c t ; a n d W H E R E A S , P a r t i c i p a n t h a s r e p r e s e n t e d t h a t i t i s a n e l i g i b l e e n t i t y u n d e r t h e A c t , t h a t b y A d m i n i s t r a t i v e A c t i o n h a s a u t h o r i z e d t h i s A g r e e m e n t o n M a r c h 2 7 , 2 0 0 8 , a n d t h a t i t d e s i r e s t o p a r t i c i p a t e i n a c o o p e r a t i v e p u r c h a s i n g e f f o r t b a s e d o n t h e t e r m s s e t f o r t h b e l o w ; a n d N O W , T H E R E F O R E , N C T C O G a n d t h e P A R T I C I P A N T d o h e r e b y a g r e e a s f o l l o w s : A R T I C L E 1 : L E G A L A U T H O R I T Y T h e P a r t i c i p a n t r e p r e s e n t s a n d w a r r a n t s t o N C T C O G t h a t ( 1 ) i t i s e l i g i b l e t o c o n t r a c t w i t h N C T C O G u n d e r t h e A c t b e c a u s e i t i s a l o c a l g o v e r n m e n t , a s d e f i n e d i n t h e A c t , a n d ( 2 ) i t p o s s e s s e s a d e q u a t e l e g a l a u t h o r i t y t o e n t e r i n t o t h i s C o n t r a c t . A R T I C L E 2 : A P P L I C A B L E L A W S N C T C O G a n d t h e P a r t i c i p a n t a g r e e t o c o n d u c t a l l a c t i v i t i e s u n d e r t h i s A g r e e m e n t i n a c c o r d a n c e w i t h a l l a p p l i c a b l e r u l e s , r e g u l a t i o n s , a n d o r d i n a n c e s a n d l a w s i n e f f e c t o r p r o m u l g a t e d d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t . A R T I C L E 3 : W H O L E A G R E E M E N T T h i s A g r e e m e n t a n d a n y a t t a c h m e n t s , a s p r o v i d e d h e r e i n , c o n s t i t u t e t h e c o m p l e t e c o n t r a c t b e t w e e n t h e p a r t i e s h e r e t o , a n d s u p e r s e d e a n y a n d a l l o r a l a n d w r i t t e n a g r e e m e n t s b e t w e e n t h e p a r t i e s r e l a t i n g t o m a t t e r s h e r e i n . T h e A g r e e m e n t w i l l b e b e t w e e n G a b r i e l R o e d e r S m i t h & C o m p a n y ( G R S ) a n d t h e c o n t r a c t i n g e n t i t y f o r s e r v i c e s p e r f o r m e d . A R T I C L E 4 : B I L L I N G S B i l l i n g s w i l l b e g e n e r a t e d f o r t h e A c t u a r i a l S h a r e d S e r v i c e s t h r o u g h G R S b a s e d u p o n A d m i n i s t r a t i v e F e e o f ( $ 1 0 0 ) . N C T C O G a n d t h e P a r t i c i p a n t a g r e e s t h a t e a c h w i l l p a y f o r a l l e x p e n s e s a s s o c i a t e d w i t h t h i s A g r e e m e n t f o r w h i c h i t i s r e s p o n s i b l e f r o m t h e n c u r r e n t r e v e n u e s a v a i l a b l e t o e a c h e n t i t y . I n t e r l o c a l A g r e e m e n t - 3 / 1 2 / 2 0 0 8 A R T I C L E 5 : C H A N G E S A N D A M E N D M E N T S T h i s A g r e e m e n t m a y b e a m e n d e d o n l y b y a w r i t t e n a m e n d m e n t e x e c u t e d b y b o t h p a r t i e s , e x c e p t t h a t a n y a l t e r n a t i o n s , a d d i t i o n s , o r d e l e t i o n s t o t h e t e r m s o f t h i s A g r e e m e n t w h i c h a r e r e q u i r e d b y c h a n g e s i n F e d e r a l a n d S t a t e l a w o r r e g u l a t i o n s a r e a u t o m a t i c a l l y i n c o r p o r a t e d i n t o t h i s A g r e e m e n t w i t h o u t w r i t t e n a m e n d m e n t h e r e t o a n d s h a l l b e c o m e e f f e c t i v e o n t h e d a t e d e s i g n a t e d b y s u c h l a w o r r e g u l a t i o n . N C T C O G r e s e r v e s t h e r i g h t t o m a k e c h a n g e s i n t h e s c o p e o f s e r v i c e s o f f e r e d t h r o u g h t h e C o o p e r a t i v e P u r c h a s i n g P r o g r a m t o b e p e r f o r m e d h e r e u n d e r . T H I S I N S T R U M E N T H A S B E E N E X E C U T E D I N T W O O R I G I N A L S B Y T H E P A R T I E S H E R E T O A S F O L L O W S : * D r e q u i r e d f i e l d s N O T E : F a c s i m i l e c o p i e s o f t h i s d o c u m e n t w i l l n o t b e a c c e p t a b l e a s O R I G I N A L S . C i t y o f L u b b o c k , T e x a s 1 6 2 5 l 3 S t r e e t , L u b b o c k , T e x a s 7 9 4 0 1 S i g n a t u r e o f A u t h o r i e d O f f i c i a l D A V I D A . M I L L E R T y p e d N a m e o f A u t h o r i z e d O f f i c i a l M A Y O R M a r c h , 2 7 , 2 0 0 8 T y p e d T i t l e o f A u t h o r i z e d O f f i c i a l D a t e A Y F E S T : N o r t h C e n t r a l T e x a s C o u n c i l o f G o v e r n m e n t s 6 1 6 S i x F l a g s D r i v e , A r l i n g t o n , T e x a s 7 6 0 1 1 B y : S i g n a t u r e o f A u t h o r i z e d O f f i c i a l M o n t e M e r c e r T y p e d N a m e o f A u t h o r i z e d O f f i c i a l D e p u t y E x e c u t i v e D i r e c t o r M a r c h 1 2 , 2 0 0 8 T y p e d T i t l e o f A u t h o r i z e d O f f i c i a l D a t e R e b e c a G a r z a , C i t y S e c r e f A P P R O V E D A S T O C O N T E N T : J e e Y a h i e f F i i c i a 1 O f f i c e r A P P R O V E D A S T O F O R M : D o i i R f G . V a n d i v e r , A t t o r n e y o f C o u n s e I n t e r l o c a l A g r e e m e n t - 3 / 1 2 / 2 0 0 8 R e s o l u t i o n N o . 2 0 0 8 — R 0 0 9 9 T e x a s M u n i c i p a l R e t i r e m e n t S y s t e m N o n D i s c l o s u r e A g r e e m e n t T h i s N o n D i s c l o s u r e A g r e e m e n t ( t h e “ A g r e e m e n t ” ) i s m a d e o n a n d e f f e c t i v e a s o f t h i s 2 7 t h d a y o f M a r c h , 2 0 0 8 b y a n d b e t w e e n t h e C i t y o f L u b b o c k , T e x a s , a T e x a s m u n i c i p a l i t y ( “ C i t y ” ) a n d t h e T e x a s M u n i c i p a l R e t i r e m e n t S y s t e m ( “ T M R S ” ) . R E C I T A L S W H E R E A S , C i t y i s a m u n i c i p a l i t y t h a t p a r t i c i p a t e s i n T M R S ; a n d W H E R E A S , C i t y h a s h i r e d a n a c t u a r i a l f i r m t o p e r f o r m a c t u a r i a l s e r v i c e s w h i c h r e q u i r e C i t y p a r t i c i p a n t d a t a f r o m T M R S ; a n d W H E R E A S , T M R S m u s t p r o t e c t t h e c o n f i d e n t i a l i t y o f t h i s p a r t i c i p a n t d a t a p u r s u a n t t o S e c t i o n s 5 5 2 . 1 0 1 a n d 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e ; a n d W H E R E A S , T M R S m a y d i s c l o s e s u c h i n f o r m a t i o n p u r s u a n t t o t h e t e r m s a n d c o n d i t i o n s h e r e i n ; * * * N O W , T H E R E F O R E , f o r g o o d a n d v a l u a b l e c o n s i d e r a t i o n , t h e r e c e i p t a n d s u f f i c i e n c y o f w h i c h t h e p a r t i e s h e r e b y a c k n o w l e d g e a n d c o n f i r m , t h e p a r t i e s a g r e e a s f o l l o w s : 1 . F o r t h e p u r p o s e s o f t h i s A g r e e m e n t , “ C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n ” s h a l l m e a n o n l y T M R S p a r t i c i p a n t d a t a w h i c h i s s u b j e c t t o S e c t i o n 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e , i n c l u d i n g , b u t n o t l i m i t e d t o , a n y i n f o r m a t i o n c o n c e r n i n g a n i n d i v i d u a l m e m b e r , r e t i r e e , a n n u i t a n t , o r b e n e f i c i a r y , w h e t h e r i n e l e c t r o n i c o r w r i t t e n f o r m p r o v i d e d b y T M R S t o a n y e m p l o y e e , o f f i c e r , r e p r e s e n t a t i v e , c o n t r a c t o r o r a g e n t o f t h e C i t y ( e a c h a “ R e c e i v i n g P a r t y ” ) d u r i n g t h e t e r m o f t h i s A g r e e m e n t . C o n f i d e n t i a l i n f o r m a t i o n w i l l n o t i n c l u d e a n y i n f o r m a t i o n w h i c h ( i ) i s o r b e c o m e s p u b l i c l y a v a i l a b l e , ( i i ) i s a l r e a d y i n t h e C i t y ’ s p o s s e s s i o n a n d n o t o t h e r w i s e s u b j e c t t o t h e c o n f i d e n t i a l i t y p r o v i s i o n s o f S e c t i o n 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e ; ( i i i ) i s o r b e c o m e s a v a i l a b l e t o t h e C i t y o n a n o n - c o n f i d e n t i a l b a s i s f r o m a s o u r c e o t h e r t h a n T M R S , p r o v i d e d t h a t s u c h s o u r c e i s n o t k n o w n t o b e s u b j e c t t o a n y l e g a l o r c o n t r a c t u a l o b l i g a t i o n t o T M R S t o k e e p s u c h i n f o r m a t i o n c o n f i d e n t i a l , o r ( i v ) i s i n d e p e n d e n t l y d e v e l o p e d b y t h e C i t y o r o n t h e C i t y ’ s b e h a l f w i t h o u t v i o l a t i n g a n y o f C i t y ’ s o b l i g a t i o n s h e r e u n d e r . 2 . T h e C i t y r e p r e s e n t s t h a t a n y o f i t s e m p l o y e e s , o f f i c e r s , r e p r e s e n t a t i v e s , c o n t r a c t o r s o r a g e n t s w h o w i l l r e c e i v e t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n , w i l l , p r i o r t o r e c e i v i n g s u c h i n f o r m a t i o n , s i g n a n d a g r e e t o b e b o u n d b y l a n g u a g e a t l e a s t a s r e s t r i c t i v e a s t h e l a n g u a g e c o n t a i n e d i n t h i s A g r e e m e n t , r e g a r d i n g t h e u s e a n d p r o t e c t i o n o f t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n . 3 . T h e C i t y o r a n y R e c e i v i n g P a r t y a g r e e s t h a t a l l C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n : a . s h a l l b e m a i n t a i n e d i n a c c o r d a n c e w i t h S e c t i o n 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e a n d i n s t r i c t c o n f i d e n c e b y s u c h R e c e i v i n g P a r t y e x c e p t a s r e q u i r e d b y a n o r d e r o f a c o u r t o f c o m p e t e n t j u r i s d i c t i o n o r o t h e r l e g a l p r o c e s s ; b . s h a l l n o t b e d i s c l o s e d b y t h e R e c e i v i n g P a r t y t o a n y t h i r d p a r t y o t h e r t h a n t h e e m p l o y e e s o r a g e n t s o f s u c h R e c e i v i n g P a r t y w h o h a v e a n e e d t o k n o w t h e i n f o r m a t i o n i n c o n n e c t i o n w i t h t h e p u r p o s e s t a t e d i n t h e R e c i t a l s ; a n d c . s h a l l r e t u r n t h e C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o T M R S o r d e s t r o y a n y a n d a l l o r i g i n a l s a n d c o p i e s u p o n c o m p l e t i o n o f t h e s e t t a s k f o r w h i c h i t i s r e q u i r e d o r a t t h e e n d o f a n a p p r o p r i a t e r e c o r d r e t e n t i o n p e r i o d . 4 . T h e C i t y o r a n y R e c e i v i n g P a r t y s h a l l n o t p u b l i s h a n y r e p o r t , p r e s s r e l e a s e , d a t a o r o t h e r i n f o r m a t i o n r e g a r d i n g o r d e t e r m i n e d f r o m s u c h C o n f i d e n t i a l I n f o r m a t i o n t o t h e e x t e n t t h e r e p o r t , p r e s s r e l e a s e , d a t a o r o t h e r i n f o r m a t i o n i n c l u d e s i n d i v i d u a l p a r t i c i p a n t d a t a i n a f o r m i d e n t i f i a b l e w i t h a s p e c i f i c i n d i v i d u a l a n d w h o s e r e l e a s e w o u l d b e p r o h i b i t e d b y S e c t i o n 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e , u n l e s s o t h e r w i s e r e q u i r e d b y l a w . 5 . T h e p a r t i e s a g r e e t h a t i f a b r e a c h o f t h i s A g r e e m e n t o c c u r s b y a R e c e i v i n g P a r t y , T M R S s h a l l s u f f e r i r r e p a r a b l e h a r m a n d s i g n i f i c a n t i n j u r y a n d l o s s t o a d e g r e e w h i c h w o u l d b e d i f f i c u l t t o a s c e r t a i n a n d w h i c h w o u l d n o t b e f u l l y c o m p e n s a b l e b y d a m a g e s a l o n e , a n d t h a t T M R S s h a l l h a v e t h e r i g h t t o i n v o k e t h e j u r i s d i c t i o n o f t h e c o u r t s t o s e e k i m m e d i a t e t e m p o r a r y o r p e r m a n e n t i n j u n c t i v e r e l i e f , s p e c i f i c p e r f o r m a n c e o r o t h e r e q u i t a b l e r e l i e f , w i t h o u t b o n d , a n d w i t h o u t p r e j u d i c e t o a n y o t h e r r i g h t s a n d r e m e d i e s a v a i l a b l e t o T M R S . 6 . T h i s A g r e e m e n t i s t o b e c o n s t r u e d a n d i n t e r p r e t e d i n a c c o r d a n c e w i t h t h e l a w s o f t h e S t a t e o f T e x a s w i t h o u t r e g a r d t o i t s c o n f l i c t s o f l a w s p r o v i s i o n s . I t i s a g r e e d t h a t v e n u e s h a l l b e i n t h e D i s t r i c t C o u r t o f T r a v i s C o u n t y , T e x a s . 7 . E a c h p a r t y r e p r e s e n t s t h a t t h e p e r s o n s i g n i n g b e l o w h a s t h e r e q u i s i t e r i g h t a n d a u t h o r i t y t o e x e c u t e t h i s A g r e e m e n t o n b e h a l f o f i t s o r g a n i z a t i o n a n d t o b i n d i t t o t h e p r o v i s i o n s h e r e o f . T h e p a r t i e s f u r t h e r a g r e e t h a t t h i s A g r e e m e n t c o n t a i n s t h e e n t i r e u n d e r s t a n d i n g o f t h e p a r t i e s w i t h r e s p e c t t o t h e s u b j e c t m a t t e r h e r e o f a n d t h a t t h e r e a r e n o o t h e r a g r e e m e n t s o r u n d e r s t a n d i n g s w i t h r e s p e c t t o t h e s u b j e c t m a t t e r . 8 . I f a n y t h i r d p e r s o n o r e n t i t y r e q u e s t s o r s e e k s t o c o m p e l t h e C i t y t o d i s c l o s e o r p r o d u c e a n y i n f o r m a t i o n p r o v i d e d t o t h e C i t y b y T M R S u n d e r t h i s A g r e e m e n t w h i c h i s s u b j e c t t o S e c t i o n 8 5 5 . 1 1 5 o f t h e G o v e r n m e n t C o d e , o r c l a i m s a n e n t i t l e m e n t t o a n y s u c h i n f o r m a t i o n o n t h e g r o u n d s t h a t s u c h i n f o r m a t i o n i s a l l e g e d o r c l a i m e d t o b e g e n e r a l l y a v a i l a b l e t o t h e p u b l i c o r t o c o n s t i t u t e i n w h o l e o r i n p a r t a p u b l i c r e c o r d , d o c u m e n t o r r e p o r t u n d e r a p p l i c a b l e l a w , t h e C i t y a g r e e s t o f i l e a t i m e l y r e q u e s t f o r a n o p i n i o n o f t h e a t t o r n e y g e n e r a l s e e k i n g t o w i t h h o l d t h e i n f o r m a t i o n u n d e r t h e T e x a s P u b l i c I n f o r m a t i o n A c t . I n a d d i t i o n , t h e C i t y a g r e e s t o u s e i t s b e s t e f f o r t s t o n o t i f y T M R S w i t h i n t w o ( 2 ) b u s i n e s s d a y s o f i t s r e c e i p t o f s u c h a r e q u e s t , b u t i n n o c a s e l a t e r t h a n i s r e a s o n a b l y n e c e s s a r y t o p r o v i d e T M R S a n a d e q u a t e o p p o r t u n i t y t o r e q u e s t a l e g a l o p i n i o n o r t o c o n s e n t t o o r s e e k t o p r e v e n t s u c h d i s c l o s u r e t h r o u g h p r o t e c t i v e o r d e r o r o t h e r a p p r o p r i a t e r e m e d y . 9 . T h e p a r t i e s a g r e e t h a t C h a p t e r 2 2 6 0 , T e x a s G o v e r n m e n t C o d e , i s a p p l i c a b l e t o t h i s A g r e e m e n t a n d t h e d i s p u t e r e s o l u t i o n p r o c e s s p r o v i d e d f o r i n C h a p t e r 2 2 6 0 w i l l b e u s e d b y T M R S a n d C i t y t o a t t e m p t t o r e s o l v e a n y c l a i m f o r b r e a c h o f c o n t r a c t o r o t h e r c l a i m m a d e b y C i t y t h a t c a n n o t b e r e s o l v e d i n t h e o r d i n a r y c o u r s e o f b u s i n e s s . T h e E x e c u t i v e D i r e c t o r o f T M R S o r h i s d e s i g n e e w i l l e x a m i n e t h e C i t y ’ s c l a i m a n d a n y c o u n t e r c l a i m a n d n e g o t i a t e w i t h C i t y i n a n e f f o r t t o r e s o l v e s u c h c l a i m s . T h e p a r t i e s s p e c i f i c a l l y a g r e e t h a t ( i ) n e i t h e r t h e e x e c u t i o n o f t h e A g r e e m e n t b y T M R S n o r a n y o t h e r c o n d u c t , a c t i o n o r i n a c t i o n o f a n y r e p r e s e n t a t i v e o f T M R S r e l a t i n g t o t h e A g r e e m e n t c o n s t i t u t e s o r i s i n t e n d e d t o c o n s t i t u t e a w a i v e r o f T M R S ’ s o v e r e i g n i m m u n i t y t o s u i t ; a n d ( i i ) T M R S h a s n o t w a i v e d i t s r i g h t t o s e e k r e d r e s s i n t h e c o u r t s o r t o a j u r y t r i a l . I N W I T N E S S W H E R E O F , t h e p a r t i e s h a v e e x e c u t e d t h i s A g r e e m e n t o n t h e d a t e ( s ) s e t f o r t h o p p o s i t e t h e s i g n a t u r e s o f t h e i r a u t h o r i z e d r e p r e s e n t a t i v e s t o b e e f f e c t i v e f o r a l l p u r p o s e s o n t h e d a t e f i r s t w r i t t e n a b o v e . C I T Y O F L U B B O C K , T E X A S T E X A S M U N I C I P A L R E T I R E M E N T S Y S T E M B Y : _ _ _ _ _ _ _ _ _ N A M E : D A V I D A . M I L L E R N A M E : E r i c H e n r y T I T L E : M A Y O R T I T L E : E x E c u t i v E D I R E c T o R A N D C H I E F I N V E S T M E N T O F F I C E R D A T E : M A R c H 2 7 , 2 0 0 8 D A T E : _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ A T T : A P V E D t S A O N T E N T : R ë b e c a G a r z a , C i t y S e c e a r y _ _ _ _ _ P a g e 2 o f i e f F i n a n c i a l O f f i c e r C i t y A t t O f f l Y